Estrategias y Herramientas Para Trabajar a Distancia

¿Cómo ser más eficiente trabajando desde casa? ¿Cómo elegir las herramientas para hacerlo? ¿Cómo crear hábitos saludables para trabajar de manera remota?

En este el episodio 4 de nuestra primer temporada, platicamos sobre las estrategias y herramientas para trabajar a distancia.

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Slack es una herramienta de colaboración que puede sustituir al correo electrónico y ayudar a que tu equipo y tú puedan trabajar más fácilmente

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Asana es una plataforma de gestión laboral, tu equipo puede mantenerse centrado en sus objetivos, proyectos y tareas, sin importar cuándo trabajen ni desde dónde lo hagan.

Zoom

Zoom es la empresa líder en video conferencias empresariales con una plataforma en la nube sencilla y confiable para conferencias de audio y video, colaboración, chat y seminarios web en todos los dispositivos móviles, de escritorio, teléfonos y sistemas de salas

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Getting Things Done – David Allen

Eat that Frog – Brian Tracy

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Masterclass Anna Wintour

Vivify Scrum

Tablero de Scrum

Transcript Episodio 04

Fernanda: Hola a todos, bienvenidos a encafeinados, el podcast en el que hablamos de liderazgo, emprendimiento y soft skills con muchísima cafeína y nada de pretensión. Recuerden esto es una charla entre amigos y hoy vamos a hablar precisamente de una de las cosas que más me apasionan y donde más se me va el dinero, que son las herramientas para colaborar a distancia. Así que vamos a entrevistar nuevamente a Pepe y Charlie, que son expertos en detectar talento. Vamos a hablar de las herramientas que nos han cambiado la vida, sobre todo después de la cuarentena. Y en el que trabajar a distancia se volvió, ahora sí que forzoso, no se le pidió a nadie su opinión, simplemente se está haciendo y van a ver que van a aprender cosas muy interesantes, al menos yo siempre lo hago.

Intro

Fernanda: Hola Pepe y  Charlie, bienvenidos a encafeinados estamos ahorita grabando por si escuchan el episodio después, justo durante la cuarentena del famoso coronavirus y uno de los retos que estamos teniendo precisamente como equipos y como individuos, es el trabajar desde tu casa, algo que se viene hablando desde hace años del home Office y todo eso, pues ahorita vemos que el mundo dijo. Orale, compas, empiezan ya. Entonces, ustedes que han hecho eso durante años y que son serios y responsables, me gustaría saber pues qué opinan qué retos están viendo y sobre todo que recomiendan.

Charlie: La verdad es que platicabamos Pepe y yo el otro día que esta es como la prueba más importante que muchas empresas están teniendo de cómo trabajar y cómo implementar en semanas o en días, cambiar de estarse viendo las caras en la oficina a verse de manera remota. No, y todo lo que eso implica, no solamente a nivel tecnología, sino a nivel emocional, de liderazgo y demás.

Fernanda: OK, y eso implica un reto porque esta, nos está obligando a las empresas de manera acelerada a implementar estos programas y el ajuste está teniendo un impacto en nosotros no se, para empezar, es como si eres una empresa que nunca ha trabajado remotamente, pues por dónde empiezas, qué herramientas utilizas y cómo creas estos hábitos porque ya no existe el darte una vuelta por el escritorio de tu gente, a ver cómo van tocar base y que puedes ver ahí que el equipo de publicidad está haciendo, no sé una Olimpiada y en la oficina sin sentido, o sea. Cómo nos podemos ir adaptando. 

José: creo que esto va a ser un tema de transformación o sea la diferencia de cambio y transformación es que el cambio es reversible, la transformación no lo es. Yo creo que el impacto que esto va a tener en la manera en que trabajamos va a ser nivel transformación. Yo creo que muchas cosas nunca más regresarán a lo que vivimos anteriormente. Y esto es un tema tanto de liderazgo como de autogestión que yo creo que son los, los dos componentes principales que podemos percibir desde el punto de vista del desempeño, pero también está el otro componente importante que es el componente emocional.  Y lo que es este, la salud mental, porque efectivamente no estamos en un entorno oficina y qué es lo que hacemos, o sea, trabajas un rato aplicas la concentración y el esfuerzo de concentración por un período que les gusta, que tengamos lapsos de 20 minutos a 45 minutos antes que tengamos que decir, me paro, me levanto, levanto la cabeza, saludo a alguien, le digo algo y me regreso otra vez a reenfocarme no y pues de repente estás trabajando desde tu casa, algunos tenemos la ventaja de tener o desventaja de tener aquí en la familia dos perros. Pero hay gente que está trabajando sola, no, y en ese momento exactamente cuál es el desfogue emocional? 

Entonces son, son creo que esos 3 componentes importantes que vale la pena discutir. Cómo está cambiando nuestro liderazgo en cuanto a tratar con otras personas, como nos está alterando nuestro proceso de autogestión y luego estos dos como terminan impactando en lo que es este nuestra salud mental no. Cómo es que nos estamos ayer me decía alguien es que parte de la compasión es saber consentirte y saber estar tranquilo con que ciertas cosas que hacemos para consentirnos, no tenemos porqué tener culpa. No se, se vale de repente cerrar los ojos y este pensar en otra cosa, se vale distraerte, es parte de lo del flujo normal. Pero que quizás estando en casa nos entra un sentimiento de culpa, porque a lo mejor en la oficina, estando sentado en la oficina donde está viendo tu jefe, abres el Facebook 10 minutos y aquí me distraigo, pero no hay culpa porque estás en la oficina no. Y  a lo mejor en tu casa dices híjole, me estoy distrayendo, no estoy haciendo lo que debería estar haciendo, o sea, creo que ese ese, ese aspecto también vale la pena este discutir cómo es que nos va a permitir sobrevivir, no solo un día, no solo una semana, ya están pensando en horizontes de dos, quizás 3 meses.  Esto. Esto nos va a cambiar y vamos empezando. 

Fernanda: ok sí, sí pues, ahí te va uno justo hablas de algo muy importante porque creo que uno de los primeros impactos que tienes cuando cambias de una modalidad, ya sea en esta situación, una situación normal cuando empiezas a trabajar en tu casa es el espacio porque o sea no se nos enseña a trabajar en casa, esto es muy nuevo, muchos de nosotros no crecimos viendo a nuestros papás trabajando en casa, entonces no no existe esto y es muy difícil porque de repente tu espacio O sea, es como “de donde trabajo, no trabajo de mi cama, trabajo del comedor, si tienes un estudio trabajo de ahí y se vuelve un reto el darse un espacio que sienten ustedes al respecto. 

Charlie: Oh, pues una primero las casas no estaban preparadas para esto, no, entonces los que somos afortunados y la manera en que nosotros o que hicieron esta compañía está montada pensada de esta  forma, entonces nosotros somos de las personas afortunadas que tenemos más de 10 años trabajando así. Y tenemos ya el espacio, pero te enfrentas a la realidad de que oye, le voy a decir a mí a mi esposa, si tú esposo también está trabajando en casa préstame un rato la sala porque voy a tener una junta, vete para otro lado, nos vamos a ver no uno a uno enfrente y que acomodo, puedo poner alguna puerta para encerrarme y no y es desde la iluminación asegurar que tengas un internet bueno, ese es otro tema que tengas, eh? Aire que puedas este, pararte cada 15- 20 minutos a caminar aunque sea a tomar agua. Entonces son muchos retos que de repente te dicen el viernes ya no se presenten el lunes y ahí vemos.  Oye. Pocas empresas seguramente preguntaron si en tu casa tienes internet. 

Fernanda: Sí, sí están capacitados realmente para poder hacer esto de home office y que ahí viene el reto, no lo tienes que hacer tu espacio por qué parte, ó sea mí lo que me servía cuando trabajaba en oficina, porque yo he hecho ambas modalidades cuando trabajas en oficina, es muy padre porque repente llegas a un espacio cuando estás en tu espacio personal traes otra vibra, pero cuando llegas al espacio de trabajo como que en tu cerebro hay un clic, de aquí se trabaja aquí, se hace esto, aquí te concentras y ese switch de repente hacerlo en las casas es muy difícil. Porque somos muy desorganizados a mí, algo que me funciono cuando empecé a hacer home Office también, o sea, yo empecé hace como 10 años, fue  a empezar a asignar espacios en mi casa donde eran exclusivamente de trabajo, entonces yo ahí fui programando mi cerebro que cuando estoy en o sea tipo, mi escritorio no lo uso más que para trabajar, o sea y no me pongo a chatear. Ahí no, o sea tipo cuando pongo a jugar videojuegos me cambio a otro escritorio, si tengo, el comedor en realidad, entonces creo que ahí es por eso para poder yo a la hora de que me siento, o sea, yo estoy creando cierta reacción en mí que dice “Es momento de trabajar, enfócate” pero eso hacerlo a mí me tomó años, ahorita lo tiene que hacer la gente, ya, en días, ustedes, cómo ¿Cómo lograron crear esa sensación de este es mi espacio de trabajo? 

José: Creo que tenemos que reconocer esto, es bien importante y creo que es fundamental desde el punto de vista del componente de liderazgo, volviendo otra vez hablamos de liderazgo, de autogestión y de salud mental, pero el componente más importante que tenemos que reconocer es que si tenemos un espacio para poder decir, déjame limpiar aquí y aquí voy a trabajar, ya estamos en medio de la población privilegiada porque tenemos que reconocer que mucha gente que ni siquiera tiene esa opción y tenemos mucha gente conocida que realmente su opción era decir: ”oye, tengo que trabajar y no pude ir a la oficina, me voy a un Starbucks y ahorita ya no lo tienen. Estás hablando de coexistir en un espacio en donde normalmente el espacio está vacío y ahora de repente tienes al papá, tienes a la mamá, tienes a los hijos que por cierto, si tenemos hijos en edad de escuela, ahorita muchos están tratando recibir material vía internet, si tenemos un internet básico, aguas con la saturación, porque ya ni siquiera es espacio físico tienes que estar lidiando con el espacio de ancho de banda y ahora regaña al que está viendo Netflix y dame chance de poder ver mi mi clase por internet mientras yo tengo una videoconferencia. Entonces yo creo que este este reacomodo nos obliga no sólo a pensar en que está sucediendo en nuestro espacio, sino también otra vez a pisar este territorio de compasión y de autocompasión, de saber que es comprensible que no estamos en las mismas condiciones en las que estamos normalmente en oficina. No me voy a achicar ni me va a dar pena que repente estemos aquí grabando y ladre mi perro no me va a dar pena que de repente se escuche la voz de mi hijo que me está pidiendo algo, creo que tenemos que también elevar ese nivel de comprensión, de compasión y entender de qué, qué padre que podamos lograr el espacio óptimo, pero hay que bajarle unos clics a esta presión que nos ponemos el uno al otro de lo que es este, el espacio óptimo, de lo que es nuestra expectativa, no, o sea como jefes, no podemos tener el mismo nivel de exigencia ni transmitir el mismo nivel de estrés de decirle a la gente, “oye este cómo te presentas en camiseta a una videoconferencia o quiubole con tu gorra, y no puedes callar a tu perro? No, no lo puedo callar. Sorry, pero no puedo. 

Fernanda: Fíjate que es bien interesante porque sí es cierto, lo que nos hace estas videoconferencias nos abren las puertas a las vidas de otros, de cierta forma, tú te estás dando un vistazo a lo que es la vida personal de las personas que trabajan contigo que antes no lo estabas teniendo y eso genera mucha empatía, a mí, por ejemplo, de las primeras cosas que me impactaron cuando empecé a trabajar en casa, o a trabajar con gente que trabajaba en casa y que cambió totalmente mi perspectiva cuando tenía 20 a ahorita fue el caso los niños, o sea el rollo de de repente ver como una mama se tiene que, o sea, tiene que lidiar con el niño llorando, aquí están en la conferencia y todo eso. Pues te hace más empático con esa persona en el sentido de que eres más puntual en tu junta, porque sabes que no puedes perder su tiempo, eh? Sabes que onda con o sea que se tiene que a veces que postergar la junta porque el niño se cayó por las escaleras, espero que no, pero cositas así que tienes que ser muchísimo más sensible con los demás, creo que eso también está muy interesante cómo está cambiando nuestra forma de ver a los otros y chance como jefe también tienes que empezar a conseguir estas cosas como de pues cómo hago para que mi empleado pueda tener mejor internet cómo o sea, cómo podemos hacer que si o si funcione. 

Y parte del sí o sí funcione, que es así, pero qué es lo que hace posible más allá del internet que podemos trabajar a distancia son las herramientas, o sea hay herramientas que si no existieran, o sea, nosotros lo sabemos, o sea, hay herramientas que yo ya he dejado usar, por ejemplo, yo ya uso Word, yo ya no uso, no tengo la suite de Microsoft instalado en mi computadora desde hace 12 años, no, no, sí, casi 12 años, cuando cuando fue cambio de Gobierno, así mido yo mi vida por cambios de Gobierno. 

Exactamente entonces había herramientas que antes que yo usaba en el día a día y eso ha cambiado aceleradamente. Entonces hay herramientas para mí que son tipo Google Drive. Así Dios salve a Google Drive, Slack, Asana, Zoom que también se volvió, o sea vimos cómo se ha disparado en la bolsa y como todo el mundo, eh ha normalizado las reuniones en zoom. No nada más en juntas, sino en la vida social. Ustedes qué herramientas usan y qué importancia ven en estas? 

Charlie: Yo, creo que un lifesaver para nosotros o al menos para mí ha sido Calendly. 

Fernanda: Esa no la conozco, platica un poco más. 

Charlie: Esa es una maravilla, eso básicamente les mandas un link a la persona y le dices donde encuentres espacio, puedes agendar espacio para hablar conmigo. 

Fernanda: Yo uso Doodle, en vez de eso, 

Charlie: Entonces, entonces ya no hay forma de que oye, pues es “que no a las 4 a las 4 no puedo” y pierdes 10 correos o 10 mensajes para ponerte de acuerdo. Ahí es donde está el espacio tú selecciona de qué quieres hablar y ya, pues ya me meto y reviso y está perfecto, entonces esa ha sido como muy, muy buena. 

Fernanda: No, y eso sea para hacer una así un pequeño paréntesis por si nadie ha usado estas herramientas, como es youcanbookme, Calendly, Doodle. O sea otro de los beneficios que tiene lo que yo más amo, o sea, porque yo también ya mando estos links hasta para vida social con mis amigos, no ahorita porque estamos encerrados. Pero el debate vamos a ponernos de acuerdo para ver las 30 personas en qué horario nos juntamos a ver se manda el link donde haya más personas que caen a esa hora se hace la junta, entonces se acaban muchísimas discusiones, no más del uno al uno, sino como equipo se vuelve muchísimo más práctico. También elimina la necesidad, aquí parece que estoy anunciando, también elimina la necesidad, pero sí es cierto a veces de asistentes personales en el sentido de confirmar una junta, porque es horrible a mi me ha pasado ya no tanto porque uso mis herramientas. Qué tienes una reunión y como no confirmaste el día antes no llega la persona y es cómo no! Entonces estas herramientas también facilitan eso de mandar recordatorios, etc.  Pero bueno dime que otra herramienta porque ya apunte la tuya para ver si es mejor que Doodle, las pondré a competir. Eso  estaría bueno para el blog, fíjate eso voy a hacer para nuestro blog hacer como una tablita de comparativa entre las herramientas que mencionamos. 

Charlie: Y fíjate antes de entrar más herramientas me gustaría porque fue algo que se me ocurrió ahorita y tomando el tema de Pepe del liderazgo como líder también se está enseñando la gente que no es necesario estar aquí soplándole en la espalda todo el tiempo a la gente no. También como líder se están enseñando a que tienes que poner metas, objetivos y liberar un poco el espacio si lo termina en una hora si lo termina en 5 y después se va a ver media hora Netflix ya no vas a o no puedes estar así como latigueando todo el tiempo. 

Fernanda: Y que tienes herramientas que te pueden servir, que pueden ser de muy mal uso o buen uso tipo estas herramientas de medición de tiempo, porque digo de mal mal uso, porque cuando nada más bajas a las personas, al tiempo que le dedican a sus tareas y eso es una basura, pero cuando logras el tiempo medirlo para ver dónde estás trabajando tú cuando personalmente empiezas a medir qué hago cuánto me toma y cómo puedo ser más eficiente o mides tu tiempo para ver cuánto tiempo estoy desperdiciando en redes sociales en Facebook ahorita que estás trabajando en casa, que es muy fácil que digas, “ay voy a tender la cama rápido. O, voy a ir a lavar. O voy a prepararme la comida!.  O sea que te puedes distraer, estas herramientas de medición son muy buenas precisamente también para que tu como jefe dejes de fregar y tú como empleado sepas cómo te manejas. Entonces ahí también tenemos Toggl, por ejemplo, y Harvest, que son dos grandes herramientas, se los vamos a dar todos los nombres, señores, ustedes elegirán la que es mejor para ustedes. 

José: Yo creo que aquí es uno de los cambios dramáticos que nos va a transformar para bien la manera en que delegamos el juicio, lo que necesitamos para poder tomar decisiones porque ya no tenemos opción, no hay manera de si estamos trabajando remoto, digo salvo que hay ciertos casos que me desespera muchísimo, pero si ahorita el micromanagement por Whatsapp está a todo lo que da y yo creo que tenemos que eliminar ese ese tipo de estar delegando, acciones cada 30 segundos. Empezar a desarrollar el juicio de la gente para poder delegar. En el peor de los casos, tareas, en el mejor de los casos, las decisiones e idealmente incluso también estar delegando el crear estructuras y cosas que normalmente los jefes asumimos que nos tenemos que cargar nosotros mismos en la espalda, en lugar de estar permitiendo que la gente tome estas decisiones.  Este este tema del juicio creo que ya salió en otro, en otro podcast y vamos a ir desarrollando en los siguientes podcasts porque es una cosa fundamental. El el nivel, de un profesional, de un gerente o de un Ejecutivo o de un dueño de empresa, está marcado por la capacidad de juicio. 

Fernanda: Mhm 

José: Y esa capacidad de juicio en donde se empieza a poner más complicada es cuando estamos hablando de tomar decisiones que tienen impacto durante un periodo de tiempo amplísimo. Porque el juicio termina reemplazando a lo que es un proceso certero. Allí es donde aplicamos el juicio. Entonces sí, yo, yo te digo a ti, oye, Fer, tenemos que grabar un podcast, yo tengo dos opciones. 

Asumo que tú tienes el juicio, el conocimiento y la experiencia para poderlo hacer. O asumo que como no lo tienes, te voy a tener que entregar una serie de instrucciones, te voy a decir:  “Fer, ahí te va el diagrama de flujo de cómo grabar un podcast.  Sí de arriba hasta abajo y utilizas este micrófono y así lo conectas. Entonces te estoy llevando tras un proceso. ¿Qué pasa el momento que se acabe el proceso? ¿Qué implementas? Tú juicio.  Entonces a veces, es increíble cómo dejamos de confiar en el juicio de la gente.  Y a veces es un sentimiento de inseguridad o de jefe de decir sabes que yo me voy a  rascar esta inquietud que traigo de tener que justificarme y decirte Fer al carajo con tu juicio. A mí no me importa que llevas 10 años haciendo esto, déjame decirte cómo es que se tiene que hacer y ahi te va este procedimiento A-B-C-D-E-F y al final sabes que pasa ni lo reviso. Por qué al final terminas y cuántas veces nos ha pasado que te entrega algo alguien y lo rehaces tú, o sea al final dices, oye, qué quiere mi jefe? No, o sea, quiere que le de un café, pues le doy un café, no me va a preguntar este como prendí la cafetera cuantas cucharadas le puse, sí sabe lo que sabe o cómo quiere que sepa y se acabó. Ahí termina ya este el límite no. 

Fernanda: Pero creo que también tiene que ver con un poco de tu filosofía personal a la hora de trabajar, porque creo que si tú vienes yo lo entiendo porque vivimos en un mundo súper hostil, es una situación siempre difícil, sobre todo en Latinoamérica y cosas así si tú traes una actitud hostil donde se trata de yo contra el mundo y en todas las cosas tienen que ser como yo quiero. Puede que yo siento porque cuando yo más he estado en una posición hostil de liderar el equipo, veo que caigo en estos vicios donde quiero hacer este micromanagement y no confío en las personas porque siento que son mis enemigos, sin embargo, si yo cambio el approach y creó una cultura que también ya lo hablamos en otros episodios de, “somos un equipo y estamos trabajando juntos” ahí se construye la confianza. Y creo que el juicio permitir que el juicio de otro entre, que los dejes fluir. Implica confiar en ellos y aceptar los errores que puedan cometer.

José: Sí, y no sólo eso, sino también estar contento de que se cometen errores porque el error desarrolla juicio. Es aprendizaje. 

Fernanda: Es por error, no se trata de mí, no es un ataque a mí. El error es que esto no funcionó, pero ya lo calaste ya hubo un aprendizaje. Y a veces los mejores aprendizajes,  yo personalmente cosas que luego ya no se me olvidan, nunca han sido los errores más grandes que he cometido y que me permitieron mis líderes y mentores que lo que me refiero totalmente diferente, o sea, tuve jefe, sí, tuve líderes y mentores, entonces esos líderes mentores me dieron ese margen para equivocarme y a la hora que me equivoque me hicieron consciente, me dijeron: que te equivocaste en esto y esto, pero te voy a dar la, o sea, no hay problema. O sea ve lo que aprendiste, checa esto sobre todo te ayudan mucho a poner atención en porque no salieron las cosas como esperabas, no. Ah no consideraste. 

Charlie: Y también el juicio se va desarrollando porque te equivocaste y te diste cuenta que no pasó lo que pensaste que iba a pasar entonces, ya desarrollaste un skill nuevo, entonces eso como líder te va haciendo que te puedas ir separando más, si empiezas a crear confianza, pero también tu subordinado, la persona que reporta tiene la confianza de ya, no preguntarte tanto, no y este y se empieza a romper esos lazos hasta medio codependiente, si quieres llamarlos así. 

Fernanda: Y que te da más tiempo a ti para crear pensar, o sea como que para llevar al equipo a otros niveles. Pero volviendo un poco a lo que mencionabas Pepe, porque ahí mencionaste una de las herramientas que más detesto en el planeta y que no es una herramienta de trabajo a distancia. Whatsapp.  

José: El maldito whatsapp. 

Fernanda: Lo odio, o sea, si hubiera algo que pudiera desaparecer sería eso porque neta eso es más difícil salirse de cómo se llama esta mafia en Japon o algo así, la Yakuza, es más fácil salirse de la yakuza que  de un grupo familiar o de la escuela o de algo de Whatsapp. Ahí sí estás muerto de por vida para todas esas personas. ¿Qué herramientas están usando ustedes para reemplazar Whatsapp? 

José: Pues mira, yo creo que es la que Slack es la primera, yo apenas me uní formalmente a Slack ayer porque alguien me obligo y me dijo, alguien me dijo, deja tu Whatsapp.

Fernanda: Como la mafia Yakuza, dijo, vamos a cortarte un dedo si sigues con esta traición. Slack fíjate que a mí también es de mis favoritas por las integraciones que tiene, además, o sea porque en Whatsapp la bronca que repente en un mismo chat estás hablando, por un lado en este caso no, podemos hablar de la imagen del podcast, del episodio de la siguiente semana de los planes a 2-3 meses, entonces de repente mantener el hilo de la conversación es difícil y a veces no todos tenemos que estar involucrados en todas las conversaciones. O sea, aunque es el mismo equipo pues puede que integrantes del equipo de ventas no le importa realmente si le falta X o Y tornillo, no? Pongo ejemplos muy burdos, pero ustedes los pueden adaptar a sus relativas empresas. Sin embargo, también es la posibilidad de integrar a otra de las aplicaciones que hemos que hemos mencionado. 

Charlie: En esto del whatsapp, el problema es que rompe muy feo tu vida personal. ¿Eh con el trabajo? Entonces, de repente puedes estar tomando temas y todo el riesgo, más allá de la seguridad de que están mandando archivos sensibles y las empresas pierden el control. ¿De dónde quedó el estado financiero en el whatsapp  de Juan Pérez no, entonces sí es complicadísimo, entonces. El problema que tenemos con whatsapp es que se volvió una herramienta tan común. O tan de network, que hay una resistencia al cambio. 

Fernanda: No voy a señalar a nadie en este podcast, no te creas, pero eso también creo porque y vamos a otro punto, los malditos correos, o sea, el Slack facilita ésta se te quita esa herramienta de estar como que en los correos, por ejemplo, si lo tienes integrado a otras aplicaciones como puede ser Drive, Dropbox, Asana, que ya en vez de que tengas que estar checando las notificaciones en tu correo de que hubo un cambio las tienes ahí todas juntas. Y que luego viene el reto también del manejar un buen correo, porque aquí a trabajar a distancia el tener tus bandejas de entradas bien organizadas con buzones inteligentes, se vuelve indispensable, no y habiendo tantos proveedores. ¿Qué con que administran ustedes su correo?  

José: Google 

Fernanda: Yo, por ejemplo, manejo Google y además le pongo luego el filtro de Spark, porque eso me permite tener mayor claridad en la parte de los correos, sobre todo darle seguimiento.  Pero si Google es el señor amo poderoso. 

José: No, y si entras, si entras ya las herramientas? Pues sí desde un CRM, Hubspot es que ya la cantidad de herramientas, yo creo que es tremenda no y cada vez se vuelven mucho más específicas, cada vez es menos. Digo me acuerdo cuando cuando empecé a trabajar y evidenciando mi edad, que que se apareció Outlook era así como que la herramienta maravilla que tenía todo integrado y ahora ya no. 

Fernanda: Huy y había cursos, te acuerdas? 

José: Y había cursos de 10 horas, no sé nada más para ver cómo utilizar las redes de productividad de Outlook y ahorita pues no, eso es eso, también es parte de cierto reacomodo emocional, no de saber de qué, de qué tienes micro servicios y herramientas que te sirven para propósito único, mientras todo está conectado, pero regresemos al punto importantísimo, no, especialmente todas estas herramientas, el el riesgo, es perdernos en la herramienta porque creo que un riesgo fuerte ahorita que estamos trabajando desde casa, es sentirnos satisfechos porque nos mantenemos ocupados. Y hay veces que estas herramientas, nos llevan a cometer ese error, no? Te puedes quedar todo el día checando tu correo electrónico, te puedes quedar todo el día, esté, contestando por Whatsapp y al final. Fuiste. Muy activo pero no productivo y yo creo que esos en donde tenemos que estar bien conscientes todos los días y en donde creo que es bien importante aplicando principios de simplificación, levantarnos en la mañana y tener muy claras cuáles son mis prioridades, cuál es el objetivo grande que tengo para este día un solo día? ¿Pero cuál es este objetivo grande? Al acostarme, tengo que poner la cabeza en la almohada y pensar logré o no logré este gran objetivo. Y luego cuáles son las cosas que tuve como objetivos intermedios. En cada una de las fases importantes de mi vida, no porque también si nos obsesionamos con la parte del trabajo, decir que estoy trabajando aquí en casa, pues se te olvida la familia y ya me ha pasado varios días que repente me meto a mi cueva virtual de audífonos y computadora a las 8 de la mañana y no salgo hasta las 10 p.m., entonces creo que es bien importante ahorita ordenar cómo es que estamos distribuyendo nuestro tiempo. 

No hacer un un micro Management de nosotros mismos, pero sí tener mucha claridad de a que le estamos dedicando tiempo. Y aprender a balancearlo de manera consciente, porque esto es algo que si no hemos trabajado desde casa los últimos 10 años, no lo sabemos hacer de manera intuitiva, es como cualquier hábito que generamos. Tenemos que implementar un mecanismo mecánico para aprender a hacerlo y ya después a lo mejor no tienes que ser tan rígido en decir déjame, voy a hacer un programa de lo que voy a hacer en mi día porque ya te acostumbraste a un nuevo ritmo, a una nueva secuencia,  a unas nuevas prioridades, pero sin duda ahorita es bien fácil perdernos por qué? Por qué estamos fuera de nuestro, de nuestro entorno tradicional y nuestro instinto ahorita no está bien desarrollado para manejar de manera efectiva nuestro tiempo. Entonces esta parte es bien bien importante. La autogestión y esta autogestión, si no nos auto gestionamos, le vamos a dar en la torre a la gente que estamos esté coordinando o liderando, eh, tenemos que empezar por nosotros y luego de ahí ya aprender a ser más efectivos en cómo es que estamos dirigiendo a los demás con muchísima empatía y con muchísima compasión nuevamente no. Entendiendo que, el entorno de cada quien ahorita es muy, muy diferente y que no todos pudieran estar en el nivel de privilegio que gozamos nosotros. 

Charlie: No, y por último, y ahí a mí me gustaría poner qué qué, qué debemos reforzar la parte de que se vale el ser vulnerable y que debemos de permitir que la gente, nuestro equipo tenga la confianza de acercarse y decirnos, hoy no es un buen día y no te voy a juzgar porque no es un buen día y te voy a entender porque el tema del aislamiento es una complicación muy, muy importante y la salud mental es un check  up que tenemos que hacer. 

Fernanda: Que ahí como líder, están ahí atinando ambos. Algo súper puntual. Tenemos que apoyar nosotros también a nuestro equipo, o sea, nosotros tenemos que aprender a crear estos procesos, a liderar estas situaciones, pero también tienes que bajar esta información a tu equipo y precisamente ser empáticos porque a veces mucha de esta ansiedad, mucha de esa frustración viene porque hay gente que o es muy joven y está entrando la empresa, o nunca nadie se lo enseñó, nunca, nadie lo aprendió que no saben cómo autogestionarse, que no saben cómo darle prioridad a sus cosas y están acostumbrados a tener este jefe donde llegas y aquí está la lista de cosas que tienes que hacer, es lo que sigue. Y se vuelve un reto muy grande que yo creo que eso da para un episodio súper largo, porque nada más pienso dos grandes referencias para este tema que es Getting Things Done, ese libro que se ha vuelto mi Biblia, o sea, es porque yo no sabía crear sistemas y otro es el Master Class de esta Anna Wintour, que si no lo han visto chéquenlo porque ella habla mucho de cómo, cómo si tú no te autogestionas, te vuelves un cuello de botella para el resto de tu equipo. 

Charlie: hay otro muy famoso que se llama Eat That Frog de Brian Tracy y básicamente ese libro lo que dice es: Empieza tu día comiéndote la rana, que es las cosas más complicadas que tienes que hacer. Ya no le des vuelta. 

Fernanda: Este podcast ha estado saboteando mi vida porque empezamos el día con algo agradable. Maldita sea no, pues está increíble, creo que eso es todo un episodio que tenemos que hacer porque ya se nos está acabando el tiempo. Ahora antes de cerrar y nada más por curiosidad, quisiera saber si nada más pudieran tener 3 herramientas de estas novedosas para colaboración. ¿Cuáles serían? Así. ¿Cuáles son sus 3 chiqueadas que los han hecho a ustedes funcionar y a su equipo, mejor. 

José: Lo que ahorita sin duda es este Zoom. Las herramientas de Google apps como mencionaste ahorita, el suite completo de no nomas, el correo, pero además este las herramientas de Google Apps y yo, creo que una que no había no había mencionado, pero que utilizo mucho, se llama Vivify Scrum que es un tablero de Scrum para coordinar las actividades de los equipos. Vamos a ver si ahora con estas herramientas que vamos a utilizar como Asana y como Slack, termina reemplazando a esa como mi tercer herramienta. Pero ahorita son Zoom, Google Apps y Vivify Scrum. 

Fernanda: Charlie, tú cuales son? 

Charlie: Calendly, Google Apps y Zoom. 

Fernanda: Sí, yo soy Google apps, Doodle, que es es mi favorita definitivamente y fíjate que aunque amo Zoom y son mi todo, mi vida, no sería lo mismo sin Asana, porque ahí es donde puedo hacer como mi dump de lo que yo tengo que hacer y lo que tiene que hacer mi equipo. Son buenas herramientas. Si quieren saber más de las herramientas que estuvimos mencionando a lo largo del podcast, recuerden que vamos a tener un blog post dándoles un poquito más de información, pero tal como dijo Pepe, no se abrumen con las herramientas, las herramientas son para que ustedes hagan algo, tienen que tener claridad en que necesitan resolver para que estas los apoyen. 

Bueno, pues, señores, nuevamente les quiero agradecer muchísimo por esta mañana con con cafecito y buena charla y tareas porque ya vi qué libros tengo que leer que no conocía y apps que conocer. Y pues luego hay que hablar evidentemente de los procesos de crear tus propios procesos de trabajo.  Ven, ya estoy escuchando a mi perra llorando, 

Charlie: Se vale, vale, vale y pues muchas gracias, sí.

Fernanda: Cómo los encontramos en en Twitter? 

José: José Jorge Ruiz en Twitter 

Charlie: Y csolorzanoe en twitter.  

Fernanda: Entonces ya conocen nuestro secreto para ser cada vez más productivos, organizados y francamente, pues pasarla mejor trabajando a distancia. 

Recuerden que todas las herramientas que citamos, películas, biografía, lo que sea que se menciona en este podcast, está en nuestra página de encafeínados punto com. para que puedan consultarlos y saber más al respecto, sobre todo esta lista de nuestras app chiqueadas. 

Yo soy Fernanda Dudette, Gracias por tomarse ese café de la mañana con nosotros, nos escuchamos la próxima semana.

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